نقش شناسايي، مستندسازي و اولويت بندي فرآيندهاي كسب و كار در افزايش بهره وري سازمان

The role of busines processes analysis in increasing their productivity

امروزه بسياري از سازمان‌ها و كسب و كارها به خوبي با «فرآيند و فرآيندگرايي» آشنا نيستند و ساختار سازمان خود را بر اساس سلسله مراتب بنا كرده‌اند. با گسترش فعاليت‌ها، سرعت گردش اطلاعات، نياز به ارزيابي عملكرد كاركنان، لزوم پيگيري‌هاي دقيق و…، بسياري از مديران را به اين نتيجه رسانده كه ساختار كنوني سازمان پاسخگوي نياز آن‌ها نيست. در اين شرايط مديران به توالي عمليات و فعاليت‌ها روي آورده و در نتيجه به فرآيند محور كردن ساختار عملياتي سازمان خود گرايش پيدا مي‌كنند. مستندسازي فرآيند يك نقشه راه براي سازمان‌ها است كه به آن‌ها كمك مي‌كند وضعيت فرآيندها را شناسايي كنند. همچنين اين امر به اينكه چگونه مي‌توان يك فرآيند را بهبود ببخشيد كمك مي‌كند. به همين منظور، سازمان‌ها به‌منظور ارتقاء كارايي و بهره‌وري مركز عملياتي فعاليت‌هاي خود از سيستم‌هاي مديريت فرآيند كسب و كار استفاده مي‌كنند. در اين پژوهش در گام نخست نحوه شناسايي فرآيندها در سازمان ارائه خواهد شد. در گام بعدي به مستندسازي فرآيندها با استفاده از شناسنامه فرآيندي و مدل‌سازي بر اساس استاندارد BPMN2.0 پرداخته خواهد شد. در نهايت نحوه اولويت‌بندي فرآيندها جهت بازنگري و بهبود با استفاده از روش تصميم‌گيري چند معياره AHP ارائه مي‌شود. سپس به عنوان مطالعه موردي شناسنامه و مدل فرآيندي يك نمونه از فرآيندهاي شناسايي شده معاونت بهداشت دانشگاه علوم پزشكي كردستان ارائه مي‌شود. انتظار مي‌رود با شناسايي و مستندسازي فرآيندها، سازماني منظم‌تر و چابك‌تر داشته باشيم و بهره‌وري سازمان افزايش يابد.

Today, many organizations and businesses are not well acquainted with process and process orientation and have built their organization s structure based on hierarchy. With the expansion of activities, the speed of information circulation, the need to evaluate the performance of employees, the need for detailed follow-ups, etc., many managers have come to the conclusion that the current structure of the organization does not meet their needs. In this situation, managers turn to the sequence of operations and activities, and as a result, they tend to the process of centering the operational structure of their organization. Process documentation is a road map for organizations that helps them identify the current state of a process. It also helps in how to improve a process. For this purpose, organizations use business process management systems in order to improve the efficiency and productivity of the operational center of their activities. In this research, in the first step, how to identify the processes in the organization will be presented. In the next step, the processes will be documented using the process ID card and modeling based on the BPMN2.0 standard. Finally, how to prioritize processes for review and improvement using the multi-criteria decision-making method AHP is presented. Then, as a case study of birth certificate and process model, an example of the identified processes of Kurdistan University of Medical Sciences is presented. It is expected that by identifying and documenting the processes, we will have a more organized and agile organization and the productivity of the organization will increase.