راهكار مديريت دعاوي با استفاده از مستند سازي و استانداردهاي PMBOK و ISO9001 در شهرداريها

ر شد فزاینده پرونده های عمرانی، دعاوی ملكی واب سته به مجوزهای صادره از طرف شهرداریها نیز ر شد زیادی داشته اند. لزوم مدیریت بهینه صدور اجازه نامه ها و مجوزها و همچنین مدیریت عملیات اجرایی پروژه ها با در نظر گرفتن كمتر ین هزینه در تغییر مدیریتها و مشكلات اجرایی، مدیریت دعاوی با استفاده از الگوریتمهای مستند سازی در پروژه ها لازم و ضروری به نظر می رسد. از آنجا كه تا كنون در مورد مدیریت دعاوی و مستند سازی در شهرداریها اقدام خاصی صورت نگرفته است، این مقاله، موارد و مشكات موجود بخاطر عدم وجود سیستم مستند سازی صحیح براساس استانداردهای PMBOK و ISO9001 و لزوم ا ستفاده از این استانداردها را مشخص می كند. همچنین اهمیت بومی سازی استاندارها و روشها، با توجه به موارد حقوقی و مشكلات به وجود آمده در این مطالعه موردی بر روی بخش صدور پروانه ساخت و گردش كاری فعلی شهرداریها مشخص می گردد. در این مقاله الگوهای مستند ساز ی مورد بررس ی و مطالعه قرار گرفته و یك چار چوب مستند سازی برای مدیریت دعاوی، خاصه در بخش معاونت شهرسازی معرفی می شود، تا واسطه آن روند اداری دچار وقفه یا اختلاف نشود و بر اساس چار چوب ارائه شده مواردی كه به دلیل عدم تدوین نظامنامه مناسب و یا استانداردهای مستند سازی باعث تاخیر در صدور مجوزات ، عملیات اجرایی ، ایجاد دعاوی حقوقی و مشكلات بعدی در تحویل و واگذاری به بهره برداران بررسی و به همراه راهكارهای برون رفت از این چالشها و با الگوها و فلوچارتهای پیشنهادی ارائه می گردد. تدوین فلوچارتها و روند اجرایی كارها در جهت شفافیت در روند صدور مجوزها و جلوگیری از مواردی كه باعث طرح دعاوی در محاكم رسمی و به وجود آمدن مشكات هم برای ذینعان و هم برای مسئولان یا كارمندان گردیده است ، می باشد . هدف از این فلوچارتها و شفافیت مسیر اجرای كار آنست كه : اول از موازی كاریها جلوگیری كند، دوم امكان تداخل كاری به بخشهای مختلف به حداقل برسد، سوم در صورت قصور، اهمال و یا وجود مشكل در روند كار، واحد مربوطه و بازه تاخیر بطور مستدل قابل شناسایی و اقدام برای رفع مشكلات و جبران تاخیرات هدفمندگردد ،چهارم مدارك و مستندات صدور اجازه نامه كاماً مشخص و شفاف شده و نكته مبهم برای متقاضی و صادركننده وجود ندارد، پنجم مدیریت اصلی می تواند بدون فشارهای جانبی و اختلال در مسئولیتها و موازی كاری هر بخش را جداگانه و كلی بصورت یكپارچه مدیریت كند.