طراحي نظام‌مند حداقل مجموعه داده‌هاي بايگاني: نيازي ضروري جهت ايجاد بايگاني‌هاي هدفمند

Systematic Design of the Minimum Data Set Storage: An Essential Need to Create Purposed for Archiving

پرونده پزشكي به عنوان يك عنصر اساسي در كيفيت مراقبت بيمار مطرح مي باشد. با گسترش مراكز ارائه خدمات سلامت، حجم پرونده هاي پزشكي به صورت روزافزوني افزايش يافته و باعث مشكلاتي نظير محدوديت فضاي فيزيكي، فرسودگي پرونده ها و نياز فزاينده به منابع شده است، همچنين مهم ترين كارآمدي پرونده ها كه كاربري در تحقيقات باليني مي باشد، را زير سوال برده است. محققين در اين مطالعه، مدلي از حداقل مجموعه داده هاي بايگاني ارائه داده اند كه از طريق آن مي توان پرونده هاي كاغذي را براساس داده ها و فرا داده هاي انتخاب شده توسط پزشكان، فهرست گذاري و بايگاني الكترونيكي نمود.روش: اين مطالعه از نوع كاربردي، از طريق تكنيك دلفي اصلاح شده در سال1392 و در طي فرآيندي سه مرحله اي انجام گرديد. جامعه مورد پژوهش، پزشكان متخصص بيمارستان ها بودند كه در اين مرحله به عنوان نمونه، جهت گردآوري داده ها از 8 نفر پزشك در رشته هاي تخصصي و فوق تخصصي در قالب فرم هاي مصاحبه و چك ليست، نظرسنجي گرديد. داده ها از طريق نرم افزار excel نسخه 2013 آناليز گرديدند.نتايج: يافته ها نشان داد كه عناصر داده اي »تشخيص نهايي «، »اعمال جراحي و ساير اقدامات « پركاربردترين عناصر داده اي موردنظر پزشكان در پيگيري باليني بودند. پرمراجعه ترين فرم پرونده پزشكي »گزارش عمل جراحي « بود. امكان پيدا كردن توافقي معنادار در بين سوالات تحقيقاتي پزشكان فراهم نبود.نتيجه گيري: محققين قالبي از حداقل مجموعه داده هاي بايگاني را براي بايگاني هدفمند پرونده ها جهت كاربردهاي باليني و تحقيقي طراحي نمودند. اين قالب مي تواند هدف گذاري كاربردي مدل بازيابي براساس نيازهاي باليني پزشكان در پيگيري هاي پزشكي بيماران باشد. همچنين، در نظر گرفتن نياز هاي پزشكان براي دسترسي به پرونده ها از طريق تجزيه درخواست هاي احتمالي ايشان، مي تواند امكان بازيابي اطلاعات با شرايط مختلف در كمترين زمان را فراهم آورد.

Introduction: Medical records are considered as an essential element of patient’s health care provision. Due to a rising service provision by healthcare centers, there is an increase in the medical record loads as well. It has led to a series of problems, such as limited physical space, records wearing and an increased need for resources. Moreover, the most important efficiency of records, which is their application in clinical research, is questioned. In the present study, researchers have presented a model of minimum data sets which helps to index and electronically archive hard-copy records according to the selected data and metadata. Method: This study was an applied research type, conducted in three stages in 2013 via modified Delphi technique. Target population consisted of specialists working in hospitals. As the sample, 8 physicians who were specialists or subspecialists participated in interviews and filled out checklist surveys. The collected data were later analyzed using Excel 2013. Results: The results show that data elements such as “final diagnosis” and “operations and others” were the most common items considered by the physicians in clinical follow up, and most common medical records was “operation’s repots” . Finding significant correlation among physician’s research questions was not possible due to large variety of subjects. Conclusion: The researchers presented a framework of minimum data sets for a purposive archiving of records for clinical and research-based applications. This framework can act as the applied goal setting of the retrieval model based on physicians’ clinical requirements in their medical follow-ups. Furthermore, considering physicians’ needs for accessing records through analyzing their probable requests can provide a possibility of data retrieval in diverse conditions.