بررسي فرآيند ثبت اطلاعات دارويي بيماران بيمارستان آموزشي مرجع در شهر كرمان با استفاده از رويكرد شش سيگما

The Analysis of the Quality of Patient Drug Information Recording Process at Referral Teaching Hospital Using Six Sigma

افزايش شديد هزينه هاي درماني به همراه كاهش روند حمايتي دولت از بيمارستان ها، سبب پررنگ شدن نقش سازمان هاي بيمه به عنوان اصلي ترين منبع درآمدي بيمارستان شده است. بخش مهمي از مطالبات بيمارستان ها، مربوط به اسناد دارويي سازمان بيمه خدمات درماني است كه پس از رسيدگي به علت نقص در فرآيند، مشمول كسورات شده و از مطالبات بيمارستان كسر مي گردد.روش: مطالعه حاضر توصيفي و به صورت گذشته نگر انجام شد. در اين پژوهش نمونه گيري انجام نشد و كل 30 پرونده ناقص بيماران بيمه سلامت (ايرانيان) بيمارستان مرجع وارد مطالعه گرديد. اطلاعات چك ليست ها وارد نرم افزار اكسل نسخه 22 شد، با استفاده از نمودار استخوان ماهي علت ها تعيين و براي تحليل كيفيت فرآيند، از مقياس شش سيگما استفاده گرديد.نتايج: خطاهاي فرآيند در قالب 6 گروه شناسايي گرديد كه بيشترين ميزان خطاها به ترتيب مربوط به مراحل كنترل دستور دارويي و واردكردن آن در كاردكس و درخواست دارو از طريق سيستم تحويل دارو بوده است. بر اساس سيگماي محاسبه شده سطح كيفيت فرآيند مورد بررسي متوسط ارزيابي گرديد. بيشترين ميزان خطا مربوط به اسناد بيماران صندوق روستايي خدمات غيرگلوبال بود.نتيجه گيري: اقداماتي چون آموزش كاركنان، بازبيني و به روزرساني سيستم ثبت و نگهداري اطلاعات و بهبود هماهنگي برون بخشي مي تواند تا حد زيادي خطاها را در سه مرحله فوق كاهش دهد.

Introduction: Sharp rise in health care costs associated with the reduction of hospitals' support by government has increased the importance of insurance organizations as the main source of hospitals' income. An important part of hospitals’ demands is related to the medical records of Iranian Health Insurance organization that are subject to deductions and are deduced from the hospitals’ demands after investigating the cause of defect in the process. Methods: The present study was conducted as a retrospective descriptive research. In this study, sampling was not conducted and all incomplete files of patients covered by Iranian Health Insurance Organization in the reference hospital (n=30) were entered into the study. Data of checklists were entered into Excel software version 22 and the causes were determined by using Fishbone diagram. Six-sigma scale was used to analyze the quality of the process. Results: Process errors were detected in six groups and the highest error rates were respectively related to pharmaceutical orders control stages, entering them in cards and requesting drug through drug delivering system. The quality of the reviewed process was evaluated as moderate level based on the calculated sigma. The highest rate of error was related to the records of patients covered by rural fund of non-global services. Conclusion: Measures such as staff training, monitoring and updating the record keeping system and improving external parts coordination can greatly reduce errors in three above-mentioned stages.