تاثير مهندسي مجدد بر زمان، هزينه و مراحل فرآيند برنامه و بودجه سالانه دانشگاه علوم پزشكي بقيه‌اﷲ (عج)

The Effect of Reengineering on Time, Cost and Stage Indicators of the Annual Program and Budget Process in a Medical Military University

اهداف: برنامه‌ريزي سالانه، فرآيند تصميم‌گيري در مورد اهداف و فعاليت‌هاي يك ساله سازمان است كه از تعيين اهداف شروع و تا تصويب نهايي ادامه پيدا مي‌كند. در بسياري از سازمان‌ها اين فرايند شامل فعاليت‌هايي طولاني است كه علاوه بر زمان، هزينه نيروي انساني قابل توجهي را تحميل مي‌كند. اين مطالعه در دانشگاه علوم پزشكي بقيه اﷲ و با هدف اصلاح و كاهش مراحل، هزينه و زمان فرايند مذكور از طريق مهندسي مجدد انجام گرفت. روش‌ها: اين مطالعه اقدام پژوهي با روش توصيفي- تحليلي در سال 1391 در معاونت طرح و برنامه و بودجه دانشگاه علوم پزشكي بقيه‌اﷲ (عج) انجام شد. تمام مراحل فرايند انتخاب شده مورد تجزيه و تحليل قرار گرفت. جمع آوري اطلاعات از طريق مستندات، مشاهده و مصاحبه بود. سه شاخص اصلي فرايند شامل تعداد فعاليت‌ها، مدت زمان و هزينه مستقيم نيروي انساني قبل و بعد از انجام مهندسي مجدد محاسبه و با يكديگر مقايسه شدند. داده‌ها با نرم افزار اكسل 2007 تحليل شدند. يافته‌ها: وضع موجود فرآيند برنامه ريزي شامل 164 فعاليت بود كه پس از مهندسي مجدد به 73 فعاليت كاهش يافت. مجموع زمان انجام فرآيند 34 درصد و هزينه مستقيم نيروي انساني 33 درصد نسبت به قبل كاهش پيدا كردند. نتيجه گيري: مهندسي مجدد منجر به اصلاح روش انجام فرايند و صرفه جويي در زمان و هزينه گرديد. استفاده از فن آوري اطلاعات و مشاركت فعال صاحبان فرايند در همه مراحل مي‌تواند نقش بسزايي در اثربخشي نتايج داشته باشد.

Aims: The annual planning is a decision-making process for the objectives and activities of organizations all year long. It starts determining the goals and then continues to approve them. In many organizations this process includes long activities that in addition of the long time, it imposes considerable manpower expenses. This study was carried out to reform and reduce the cost and time of this process by reengineering. Methods: This action research study was done by an analytical- descriptive approach in 2012-13, in the department of Planning and Budget of a Medical Military University. All the stages of the selected process were analyzed .Data collection was carried out by using documents, interviews and observations. Three main process indicators including the number of activities, the time and also the direct costs of manpower were calculated and compared before and after the implementation of reengineering. Data were analyzed using Microsoft Excel 2007. Results: The current status of the planning process which included 164 activities reduced to 73 after implementing the reengineering. The total process time and direct costs of manpower were reduced up to 34 and 33% in compared to the past. Conclusion: Reengineering leads to improve the process procedure and also saves time and costs. Using information technology and active participations of the process owners in all the stages could play an important role in the effectiveness of the results.