امحايِ اوراق زائد در آيين‌نامه‌هاي ارزشيابي اسناد مراكز آرشيوي ايراني و خارجي: يك مقايسه

Records Destruction Procedures in Iranian and Selected Foreign Archives: A Comparison

هدف: ارائة الگويي براي ارزشيابي و امحاء اوراق، بر اساس آيين‌نامه‌ها و دستورالعمل‌هاي موجود. روش/ رويكرد پژوهش: روش پژوهش، كيفي با رويكرد نظريه داده‌بنياد است. سه مركز آرشيوي ايرانشامل آرشيو ملي ايران، مركز اسناد مجلس شوراي اسلامي، و مركز اسناد آستان قدس و آرشيو ملي آمريكا، استراليا، كانادا، انگليس، هلند، مالزي و نيوزيلند انتخاب شدند. آيين‌نامه‌ها و دستورالعمل‌ها، قوانين و سياست‌هاي ارزشيابي و امحاء اسناد در اين مراكز تحليل و مقايسه شد . يافته‌ها و نتيجه‌گيري: شش مقولة مؤثر بر تدوين مؤلفه‌هاي آيين‌نامه‌هاي ارزشيابي اسناد شناسايي شد: انتخاب اسناد؛ ارزش؛ اصول كلي در ارزشيابي؛ امحاي اوراق؛ اهداف ارزشيابي اسناد و امحاي اوراق؛ و وظايف بخش ارزشيابي اسناد. زيرمقوله‌هاي هر يك از اين موارد شناسايي و تشريح و الگويي براي ارزشيابي اسناد ارائه شده است. در آخر پيشنهاداتي به مراكز آرشيوي داخل كشور شده است؛ از جمله: تدوين آيين‌نامة ارزشيابي اسناد؛ دقت در انتخاب ارزشيابي كنندگان، دقت در حفاظت از اسناد در فرآيند ارزشيابي و امحاء، و تشكيل كارگروه‌هاي رسمي براي ارزشيابي و امحاء.

Purpose: This paper reports the results of a comparative study of the records appraisal procedures of three Iranian archives - namely the National Archives of Iran, Astan-e Qods-e Razavi, and the Document Center of the Iranian Parliament - with those of seven foreign national archives. Foreign national archives include the National Archives of the United States, Australia, Canada, United Kingdom, Netherlands, Malaysia and New Zealand. Method and Research Design: Data was gathered and analyzed from the records appraisal guides of the above archival centers. Findings and Conclusion: Six common categories were identified in all of the archival centers for appraisal. A Paradigmatic Model was drawn to illustrate the relationship between the identified components. By identifying the most important components of record appraisal, the findings of the present study can help archival centers and governmental organizations to develop or improve appraisal regulations and policies. The Paradigmatic Model based on important appraisal components shows the present conditions to policy makers, specialists and researchers in order to identify the issues involved.