وضعيت پياده‌سازي بايگاني و نگهداري سوابق در پايگاه‌هاي انتقال خون ايران

Study of the implementation status of archival records in Iranian Blood Transfusion Centers

سابقه و هدف نگهداري طولاني مدت سوابق، نياز به يك فضاي استاندارد بايگاني سوابق دارد. اين مطالعه به وضعيت اخير پياده‌سازي بايگاني و نگهداري سوابق در پايگاه‌هاي انتقال خون ايران و تعريف اقدامات اصلاحي مؤثر براي ارتقاء شرايط كنوني پرداخته است. مواد و روش‌ها در اين مطالعه مشاهده‌اي توصيفي- مقطعي، يك پرسشنامه شامل 60 سؤال در 4 زمينه طراحي زيرساخت، كنترل شرايط محيطي، چگونگي بايگاني سوابق، بهداشت و ايمني كار طراحي شد و در سال 1395 به 31 پايگاه انتقال خون ايران ارسال گرديد. تحليل داده‌ها با استفاده از آمار توصيفي(محاسبه ميانگين و درصد) و نرم‌افزار 17 SPSS انجام گرفت. يافته‌ها ميانگين فراواني پاسخ‌هاي مثبت مطابق با الزامات و استانداردها 73/13% بود. پايش و ثبت دماي اتاق بايگاني سوابق در 90/47% پايگاه‌ها انجام مي‌شد. نزديك به 73% پايگاه‌ها براي رعايت الزامات كنترل رطوبت نسبي و تهويه مناسب پاسخ مثبت گزارش كردند. ميانگين فراواني پاسخ مثبت براي استقرار الزامات فرآيند نگهداري سوابق حدود 62/72% بود. استقرار پارامترهاي مرتبط با بهداشت و ايمني كار داراي بيشترين امتياز در بين 4 موضوع مورد بررسي بود (83/36%). نتيجه‌گيري علي‌رغم وضعيت خوب پياده‌سازي الزامات زيرساخت، بهداشت و ايمني كار در اتاق‌هاي بايگاني، چالش‌هايي در زمينه كنترل دما، فرآيند بايگاني سوابق و قابليت رديابي مستندات وجود دارد كه منجر به تعريف اقدامات اصلاحي مؤثري از قبيل تدوين دستورالعمل الزامات طراحي و نحوه بايگاني سوابق، تعريف محدوده دمايي و رطوبتي و آموزش مهارتي براي استقرار استانداردها در پايگاه‌ها شد.

Background and Objectives Long-term preservation of the records requires a standard archive space. The purpose of this study is to examine the recent implementation of archival records in Iranian blood transfusion centers (BTCs) and to define effective corrective actions to improve current conditions. Materials and Methods In this descriptive cross-sectional observational study, a questionnaire consisting of 60 questions in four areas of infrastructure design, environmental control, archiving and health and safety was developed and was sent to 31 BTCs within the time frame from February to March 2017. Data analysis was performed using descriptive statistics (average and percentages) and SPSS 17. Results The average frequency of positive responses in accordance with the requirements and standards was 73.13%. The monitoring of archive room temperature was carried out in 90.47% of BTCs. Nearly 73% of BTCs responded positively to compliance with relative humidity and ventilation control requirements. The average frequency of positive response of BTCs to establish the requirements of archival process was about 72.72%. Establishment of health and safety related parameters had the highest score among the four subjects (83.36%). Conclusions Despite the good state of implementation of requirements in the archive rooms for the infrastructure and health and safety, there are challenges in the field of temperature control and the archival process and document traceability, which resulted in effective corrective actions such as preparing the guideline for design requirements and archiving, defining the temperature and humidity limits and training BTCs to establish the necessary standards.