ارتقاي فرايندهاي اداري و مالي دانشكده مديريت و اطلاع رساني پزشكي دانشگاه علوم پزشكي تبريز با بهره گيري از روش اقدام پژوهي

زمينه و اهداف: امور اداري و مالي يكي از كليدي ترين فعاليت ها در هر سازماني محسوب مي شود. مشخص نمودن فرايندهاي مربوط به اين امور، از ضروريات به شمار مي رود. لذا پژوهش حاضر با هدف ارتقاي فرايندهاي اداري و مالي دانشكده مديريت و اطلاع رساني پزشكي دانشگاه علوم پزشكي تبريز طراحي و اجرا گرديد. مواد و روش ها: مطالعه حاضر، مطالعه اي كيفي با رويكرد اقدام پژوهي است. بعد از آگاهي از مساله شفاف نبودن و زمان بر بودن فرايندهاي اداري و مالي، براي رفع اين مشكل برنامه ريزي شد. پس از بررسي شرح مشاغل، مصاحبه با پرسنل و رسم فلوچارت فرايندها، شكل صحيح فرايندها ارائه گرديد. سپس با انتخاب 20 درصد فرايندها و بررسي نحوه عملكرد پرسنل و همچنين زمان سنجي، ارزشيابي انجام شد يافته ها: نتايج مطالعه نشان داد كه فرايندهاي اداري و مالي عمدتاً براساس تجربه و سليقه فردي اداره شده و عدم هماهنگي با زمان بندي آموزشي و پژوهشي دانشكده مانع از انجام به موقع وظايف مي شد. پس از طي گام هاي اقدام پژوهي 49 فرايند (حسابداري: 13، دبيرخانه: 2، اداره امور عمومي: 7، كارگزيني: 16، اموال: 7 و تداركات: 4 مورد) شناسايي و مستند گرديد. نتايج ارزشيابي نشان داد 97 درصد فرايندها مطابق با استاندارد بوده و زمان مربوط به اجراي فرايندها، 30 تا 100 درصد كاهش يافته است. نتيجه گيري: اقدام پژوهي در قالب فرايندي مشاركتي بين محققين و صاحبان فرايند، باعث ارتقاي فرايندهاي اداري و مالي گرديد. در راستاي ارتقاي ميزان آمادگي واحد اداري مالي دانشكده و هماهنگي با معاونت هاي آموزش و پژوهش، تنظيم تقويم اداري و مالي در ابتداي سال و پيش بيني زمان اقدام قبل از وصول درخواست واحدها، پيشنهاد شد.