بررسي تأثير استفاده از دستگاه هاي همراه نامه رسان (PDA) در كاهش هزينه هاي اداري شركت پست جمهوري اسلامي ايران

The Impact of Personal Digital Assistant (PDA) on Reducing Costs at I.R.I Postal Company

استفاده از ابزارهاي الكترونيكي موجبات توسعه و بهينه‌سازي عمليات داخلي سازمان ها، كاهش هزينه‌هاي داخلي و افزايش فرصت‌هاي سودآوري را ممكن ساخته است، لكن بهره‌وري در حوزه امور دفتري مورد بي‌توجهي واقع‌شده است. سيستم همراه نامه‌رسان براي ايجاد بهبود در كارآيي فرآيند توزيع مرسولات پستي و باهدف ارتقاي رضايت مشتريان در شركت‌هاي پستي راه‌اندازي گرديده است. با توجه به اهميت كاهش هزينه‌ها در اين پژوهش به اين سؤال اصلي پاسخ‌داده‌شده است كه استفاده از دستگاه‌هاي همراه نامه‌رسان(PDA) در هزينه‌هاي شركت پست جمهوري اسلامي ايران چه تأثيري دارد؟ داده‌هاي اين پژوهش، از داده‌هاي مربوط به مرسوله‌هاي پستي توزيع‌شده طي سال‌هاي 1391 الي 1394 بوده كه از ديتابيس سرورهاي مستقر در مركز فناوري اطلاعات شركت پست استخراج‌ شده است. با استفاده از روش هزينه­يابي بر مبناي فعاليت(ABC) به محاسبۀ محرك‌هاي هزينه پرداخته و با استفاده از روش نقطه سربه‌سر ميزان صرفه‌جويي حاصل از استفاده از دستگاه PDA محاسبه شده است. براي سنجش نرمال بودن توزيع مشاهدات متغيرهاي پژوهش از آزمون كلموگروف اسميرنوف يك نمونه‌اي و تعيين عملكرد آزمون مقايسه ميانگين‌هاي زوجي همبسته استفاده‌ شده است. با توجه به نتايج به دست آمده مشاهده گرديد كه استفاده از دستگاه‌هاي PDA در مناطق مورد بررسي باعث افزايش سوددهي گرديده و بر روي هزينه‌هاي ملزومات اداري، حقوق و دستمزد و اياب و ذهاب كاركنان تأثير گذاشته است. در اين راستا راهكارهايي جهت استفادۀ بهتر از اين دستگاه‌ها در شركت پست ارائه گرديده و پيشنهادهايي در جهت بررسي شاخص هزينه‌هاي زمان و كيفيت داده‌ شده است.

Although the use of electronic devices has enhanced and optimized internal organizational operations, reduced organizational costs and increased organizational profitability, office work productivity has been totally overlooked. Personal Digital Assistant (PDA) has been operationalized by Information Technology Center to enhance productivity of distribution efficiency of postal procedures, and thereby, to enhance customer satisfaction. Owing to the importance of cost reduction, the present applied quantitative enquiry addressed the effect of PDA on postal cost in Post Company of Islamic Republic of Iran. The research sample included �18 mailing zones of Tehran Post Company. The research data comprised information concerning the distributed postal packages during 2013-2016 collected from Post Company databases. The normality of the data was checked via Kolmogorov-Smirnov test; Cost derives were analyzed via ABS method, and cost saving from using PDA was calculated through Break-even method. Normal pair-wise comparison (correlated mean) was used, assessing normality of variables’ observations, and determining operation area including parametrical and non-parametrical statistics. Also, a novel model was presented, evaluating the effect of PDA on cost reduction in Mail Company. The results revealed that the use of PDA in the areas under scrutiny had increased profitability by affecting cost of administrative consumables, wage and salary, and personnel transportation. The implications of the study for enhancing equipment efficiency and effectiveness in Post Company will be discussed.