طراحي كيفيت مستندات فرايندها در سازمان‌هاي دولتي

چگونگي اجراي فرايندهاي كسب‌وكار در بسياري از سازمان‌ها، به‌خصوص سازمان‌‌هاي دولتي، از طريق مستنداتي در قالب رويه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخش‌نامه‌ها تبيين مي‌شود. علي‌رغم اهميت كيفيت مستندات در عملكرد فرايندهاي كسب‌وكار، مدل‌هاي معدودي براي تعيين سطح مطلوب شاخص‌هاي كيفيت اطلاعات مستندات در اختيار طراحان اين مستندات قرار داشته و ادبيات موضوع بيشتر بر تبيين شاخص‌هاي كيفيت اطلاعات تمركز دارد. در پاسخ به اين نياز در نظام اداري دولتي، در اين مقاله مدلي به‌منظور تعيين سطح كيفيت مطلوب شاخص‌هاي كيفيت اطلاعات مستندات در فرايندهاي كسب‌وكار متناسب با ويژگي‎هاي فرايندي ارائه شده است. اين مدل، بر اساس داده‌هاي جمع‌آوري‌شده از 51 فرايند جاري در سازمان‌هاي دولتي كشور كه داراي مستندات با كيفيت مناسب بوده‌اند، ارائه شده است. ابتدا با استفاده از روش ناپارامتري ضريب هم‌بستگي اسپيرمن الگوي وابستگي بين «شاخص‌هاي كيفيت اطلاعات مستندات» با «ويژگي‌هاي فرايندي» بررسي شد. با توجه مشاهده نشدن وابستگي معنادار در اين مرحله، داده‌هاي جمع‌آوري‌شده با استفاده از خوشه‌بندي به پنج گروه همگن فرايندي تقسيم شدند. سپس، با شناسايي الگوي موجود در «شاخص‌هاي كيفيت اطلاعات مستندات» در هر گروه فرايندي، مدل رابطه سطح كيفيت مطلوب شاخص‌هاي كيفيت اطلاعات مستندات در فرايندهاي كسب‌وكار متناسب با ويژگي‎ هاي فرايندي ارئه شده است. نتايج پژوهش نشان مي‌دهند، در فرايندهاي از نوع پاسخ‌گويي، سازگاري مي‌بايست بالاترين سطح را داشته باشد. در فرايندهاي صدور مجوز، مستندات بايد از از ديدگاه ثبات، سازگاري، وضوح، اختصار و كاربردي بودن، در سطح بالا طراحي و تدوين شوند. در فرايندهاي مالي، غير از شاخص وضوح و اختصار، لازم است باقي شاخص‌هاي كيفيت مستندات در سطح بالا در نظر گرفته شوند. در فرايندهاي از نوع كنترل، بايد هم‌سو با افزايش تعداد فعاليت‌هاي فرايند، بيشتر شاخص‌هاي كيفيت مستندات افزايش يابند و شاخص سازگاري در مستندات، همواره در تمام انواع فرايندهاي شناسايي‌شده، در سطح بالا باشد.