ارتقاي فرآيندهاي آموزشي، پژوهشي و پشتيباني با استفاده از رويكرد مدل و نشانه گذاري فرآيند كسب و كار (BPMN) و زمان سنجي در شرايط عدم اطمينان: مطالعه اقدام پژوهي در دانشگاه علوم پزشكي تبريز

Improving educational, research and support processes based on Business Processs Modeling Notation and timing under uncertainty: An Action Research Study at Tabriz University of Medical Sciences

مقدمه مطالعه حاضر با هدف طراحي سيستم مديريت فرآيندهاي آموزشي، پژوهشي و پشتيباني دانشكده مديريت و اطلاع رساني پزشكي تبريز از طريق مديريت فرآيندهاي كسب و كار صورت گرفته است. روش كار: در ابتدا با استفاده از رويكرد اقدام پژوهي فرآيندها و فعاليت هاي منتسب به آنها شناسايي و مستند شده و طي چند مرحله بحث گروهي و مصاحبه فردي فرآيندهاي فاقد ارزش افزوده حذف شدند. سپس با استفاده از يك مطالعه زمان سنجي، زمان مشاهده شده ثبت شده و از طريق معيارهاي پيشنهادي وستينگهاوس ضريب عملكرد، زمان نرمال و استاندارد تعيين شد. به منظور برخورد با شرايط فقدان اطمينان، مقادير زمان سنجي با استفاده از منطق فازي استخراج شده و سپس از طريق فازي زدايي مقادير حقيقي به شكل ميانگين محاسبه شد. از نر م افزار Bizagi-Modeler براي مستند سازي فرآيندها و از نرم افزار Excel و Spss براي انجام محاسبات استفاده شد. يافته ها: تعداد 3.729 فعاليت در قالب 384 فرآيند شناسايي و به مرحله زمان سنجي وارد شدند. ميانگين و انحراف معيار پيشنهادي وستينگهاوس براي مراكز فرآيند، ضريب عملكرد، زمان نرمال و استاندارد 12/26، 56/6 و 57/35 دقيقه نشان داد. بر اساس جمع بندي جلسات كميته هاي ارتقاي فرآيند، يكي از دلايل مهم تآخير فرآيندها در مديريت روزمره در زمان پيك كاري، پيچيدگي و تغييرات بالاي فعاليت ها بود. نتيجه گيري: استفاده از رويكرد مدل و نشانه گذاري فرآيند كسب و كار به همراه تقويت زيرساخت فناوري اطلاعات، دانشگاه ها را در تحقق اهداف تحول آموزش پزشكي با تدوين سامانه هاي مديريت عملكرد و هزينه كمك مي كند. فرآيندهاي جاري در دانشكده ها وابستگي بالايي به فرآيندهاي سطح ستاد دارد كه مي تواند با تفويض اختيار بيشتر، از پويايي بيشتري برخوردار باشد.

Introduction: The current study aimed to design an educational, research, and support process management system for the School of Management and Medical informatics of Tabriz using business processes management. Methodology: Following an action research design, related processes and activities attributed were identified. Then, by implementing several group discussions and individual interviews, only value-added processes were kept. Then, using a timing study, the observed time was recorded and using Westinghouse criteria, factors of performance and normal and standard time were determined. To address uncertainty, the timing was extracted using fuzzy logic. Afterward, real values were calculated as a mean using de-fuzzing. Bizagi-Modeler software and Excel were used to document the processes and to perform the calculations, respectively. Results: A total of 3729 activities were identified in the form of 384 processes, which all were entered the timing stage. According to Westinghouse, the proposed mean for process centers, performance coefficient, and normal and standard time was 12.26, 56.6, and 57.35 minutes, respectively. According to the meetings of the improvement committees, one of the important reasons for the delayed processes management during the peak operation was changes in the activities. Conclusion: Using the business process model and notation along with strengthening information technology infrastructure can help universities in achieving the goals of medical education by developing performance and cost management. Currently, due to operational processes, schools are highly dependent on headquarters. Nevertheless, they can be more dynamic by delegating more authority.