بررسي عوامل مؤثر بر پذيرش سيستم مديريت اسناد الكترونيكي در شركت گاز ايران

هدف: هدف پژوهش حاضر شناسايي و تجزيه و تحليل مهم‌ترين عوامل ممكن مؤثر بر پذيرش سيستم مديريت اسناد الكترونيكي در شركت گاز ايران است. اين تلاش، فرصتي براي همگام‌سازي و رويارويي مؤثر با تحولات آتي فراهم كرده و ادبيات مرتبط با اين موضوع را غناء مي‌بخشد. شناخت اين عوامل براي طراحي و اتخاذ سياست‌‌هاي مربوط به استقرار، افزايش استفاده و بهره‌وري از اين سامانه بسيار مهم است.روش: پژوهش حاضر با استفاده از مرور ادبيات و تحليل عاملي تأييدي انجام شده است. جامعه پژوهش متشكل از كاركنان شركت گاز ايران با سابقه كار با سيستم مديريت اسناد الكترونيكي است. به منظور تجزيه و تحليل داده‌ها از آزمون t، ميانگين، انحراف معيار، شاخص معناداري، مقادير آلفاي كرونباخ و پايايي تركيبي استفاده شد. در اين پژوهش، مدل يكپارچه پذيرش و استفاده از فناوري، با عوامل زمينه (به عنوان مكان، هويت افراد مجاور، ميزبان‌‌ها و دستگاه‌‌هاي قابل دسترسي و تغييرات آنها در طول زمان) و فراگيري (به عنوان دسترسي كاربران به نرم‌افزار در همه سطوح اجرايي سازمان) تركيب شده و مورد بررسي قرار گرفته است. پژوهش حاضر از نظر هدف در حيطه پژوهش‌‌هاي كاربردي و براساس ماهيت و روش، يك پژوهش توصيفي- پيمايشي است. در اين پژوهش براي جمع‌‌آوري اطلاعات مربوط به پيشينه، از روش‌‌هاي كتابخانه‌‌اي و براي جمع‌‌آوري داده‌‌هاي ميداني از ابزار پرسشنامه و ارائه آن در بستر اينترنت استفاده شده است.يافته‌ها: عوامل زمينه‌اي و يادگيري به‌ عنوان عوامل پشتيبان، تأثير بسزايي بر انتظارات عملكرد، تأثير اجتماعي، انتظار تلاش و شرايط تسهيل‌كننده دارند و در نتيجه از فرآيند پذيرش سيستم مديريت اسناد الكترونيكي حمايت مي‌كنند. همچنين يافته‌هاي پژوهش حاكي از نقش مهم رابط كاربري، حمايت مديران ارشد و توسعه مهارت‌هاي كاركنان در پذيرش و بكارگيري اين فناوري است.نتيجه‌گيري: مؤسسات عمومي به سيستم‌هاي اطلاعاتي نياز دارند كه مديريت اسناد توليد شده در طي فرآيندهاي تجاري را در بستر ديجيتال تسهيل كند. توسعه فناوري اطلاعات و ارتباطات امكان ديجيتالي‌سازي و انتقال امن اسناد به سيستم عامل‌هاي ديجيتال را فراهم كرد كه منجر به ظهور سيستم‌هاي مديريت اسناد الكترونيكي شد. براي دستيابي به مزاياي سيستم‌هاي مبتني بر فناوري و جلوگيري از اتلاف وقت و هزينه در مقياس يك كشور، پذيرش آنها توسط كاربران ضروري است. به همين دليل شناخت عوامل موثر بر قصد استفاده از سيستم مديريت اسناد الكترونيكي ضروري است. براساس يافته‌هاي اين پژوهش، يكي از عوامل اصلي موفقيت سيستم مديريت اسناد الكترونيك در شركت گاز ايران، رابط كاربري مناسب و سهولت استفاده از اين سيستم است. توجه به يافته‌هاي پژوهش حاضر مي‌تواند به روند استقرار موفق سيستم آرشيو الكترونيك اسناد در ساير سازمان‌هاي دولتي ايران كمك كند.