اسناد الكترونيكي و مديريت آن

Electronic records management

در اين مقاله، ضمن ارايه تاريخچه‌اي از تحول رايانه و نقش آن در انجام فعاليتهاي سازماني و بهره‌گيري آرشيوداران از اين فناوري در نگهداري اسناد و ماشيني كردن فعاليتهاي آرشيوي، به تعريف سند و ويژگيهاي آن، اصالت، اعتبار، يكپارچگي و قابليت آن پرداخته مي‌شود. محتوا، شكل و ساختار اسناد الكترونيكي به عنوان يكي از اشكال سند، مورد توجه قرار گرفته، مديريت اسناد الكترونيكي (ERM) به منزله بهترين راهكار حفظ سه مقوله محتوا، شكل و ساختار در يك نظام نگهداري اسناد مطرح و خصوصيات آن،‌ يعني توليد اسناد در شكل، مديريت و نگهداري اسناد، توانايي ايجاد ابرداده، امكان رده‌بندي مجدد و بستن اسناد و در مواقع لزوم كپي‌برداري، انتخاب بخشي از اسناد و گزينش آنها، تهيه گزارش و تمهيدات امنيتي، با هدف حفظ ويژگيهاي چهارگانه سند مورد بررسي قرار مي‌گيرد.