استفاده از دو رويكرد تلفيقي در سنجش سرآمدي عملكرد سازماني، مطالعه موردي: سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران

Using Two Integrated Approaches for the Evaluation of Organizational Performance Excellence, Case Study: the National Library and Archives of Iran

هدف: مدل سرآمدي(European foundation for quality management) EFQM به عنوان چارچوبي اوليه براي ارزيابي و بهبود سازمان ها، نشان دهنده مزيت هاي پايداري است كه يك سازمان سرآمد بايد به آنها دست يابد. سازمان اسناد وكتابخانه ملي ايران نيز با توجه به جايگاه و نوع وظايف و خدماتي كه ارايه مي دهد، از اين منظر نيازمند بررسي همه جانبه علمي است. بدين لحاظ، هدف پژوهش حاضر سنجش سرآمدي عملكرد سازمان اسناد و كتابخانه ملي با استفاده از دو رويكرد تلفيقي مدل تعالي EFQM است. روش/ رويكرد پژوهش: روش پژوهش حاضر پيمايشي، توصيفي- تحليلي است. جامعه آماري، تمامي مديران رده مياني و رده بالاي سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران هستند. ابزار گردآوري داده ها، پرسشنامه استاندارد 90 سوالي، متناسب با شرايط سازمان اسناد و كتابخانه ملي به همراه كارگاه (اجماع نظر) بوده است. داده هاي جمع آوري شده با توجه به اهداف، مورد تجزيه و تحليل قرار گرفت. يافته ها: يافته هاي حاصل از آمارهاي توصيفي پژوهش نشان مي دهد كه ميانگين امتياز خودارزيابي عملكرد سازمان اسناد و كتابخانه ملي در بُعد رهبري، 56 امتياز از مجموع 100 امتياز؛ در بُعد خط مشي و استراتژي، 34 از مجموع80 امتياز؛ در بُعد كاركنان، 52 از مجموع 90 امتياز؛ در بُعد شراكت ها و منابع، 62 از مجموع 90 امتياز؛ در بُعد فرآيندها، 41 از مجموع 140 امتياز؛ در بُعد نتايج كاربر/ مشتري، 80 از مجموع 200 امتياز؛ در بُعد نتايج كاركنان، 40 از مجموع 90 امتياز، در بُعد نتايج جامعه، 31 از مجموع 60 امتياز؛ و در بُعد نتايج كليدي عملكرد، 96 از مجموع 150 امتياز بود. سرانجام باتوجه به سرجمع امتيازهاي داده شده به 9 معيار اصلي مدل سرآمدي، امتياز سازمان اسناد و كتابخانه ملي 492 از 1000 امتياز به دست آمد. نتيجه گيري: برآيند يافته هاي حاصل از دو رويكرد پرسشنامه و كارگاه (اجماع) در اين پژوهش، مشخص مي كند كه معيارهاي خط مشي و استراتژي، شراكت ها و منابع، منابع انساني و رهبري به ترتيب از نقاط قوت سازمان به شمار مي آيند و معيارهاي فرآيندها، نتايج مشتري/ كاربر، نتايج منابع انساني، نتايج جامعه، و نتايج كليدي عملكرد نيز به ترتيب از حوزه هاي نيازمند بهبود سازمان به شمار مي روند. بر اين اساس، همان طور كه نقاط قوت و حوزه هاي نيازمند بهبود حاصل از يافته هاي آمارهاي توصيفي پرسشنامه و كارگاه (اجماع) نشان مي دهند، مي توان گفت يافته هاي آماره هاي توصيفي پرسشنامه، اين نقاط را به طور كلي و نتايج كارگاه را به طور جزيي مشخص مي كنند. بنابراين، اين پژوهش مناسب بودن به كارگيري همزمان دو رويكرد پرسشنامه و كارگاه را براي سازمان هاي ايراني به ويژه كتابخانه ها تاييد مي كند.

Purpose: The EFQM (European Foundation for Quality Management) excellence model, as a basic framework for evaluation and improvement of organizations, indicates some of the enduring advantages that a leading organization should achieve. Considering the position of the National Library and Archives of Iran (NLAI) and the type of services it offers, the NLAI needs a comprehensive scientific survey taking into consideration the EFQM model. So, the current research aims to evaluate the level of excellence of NLAI performance using two integrated approaches of the EFQM excellence model. Design/Methodology/Approach: The current research uses descriptive and analytical survey methods. The study population consists of top and middle managers of the NLAI. Data was gathered through two approaches proposed by the EFQM: a standard 90-item questionnaire appropriate for NLAI conditions plus a (consensus) workshop. Findings: The findings obtained by descriptive statistics show that the mean of the self-assessment of the NLAI performance based on nine criteria of the EFQM excellence model is as follows: leadership, 56 out of 100; policy and strategy, 34 out of 80; staff, 52 out of 90; partnership and resources, 62 out of 90; processes, 41 out of 140; user/client results, 80 out of 200; staff results, 40 out of 90; society, results 31 out of 60; performance key results, 96 out of 150. Finally, the total number of points obtained by the NLAI based on the nine criteria of the EFQM excellence model is 492 out of 1000. Conclusion: The findings derived from the two approaches, i.e. questionnaire and workshop (consensus), showed that the criteria of policy and strategy, partnership and resources, staff and leadership are the strong points of the NLAI. Also, the criteria of processes, user/client results, staff results, society results, and performance key results are the areas which need improvement. These descriptive statistical findings, obtained though the questionnaire and workshop, show the strengths and areas for improvement in the NLAI. This research proves that using two approaches – the questionnaire and workshop - simultaneously suits Iranian organizations in general and libraries in particular.