سيستم مديريت الكترونيكي اسناد، ابزار مديريت دانش صريح

Electronic document management system (EDMS); Explicit knowledge management tools

نتيجه انديشه‏ها، فعاليت‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارك و با صرف وقت و هزينه‌هاي فراوان فراهم مي‌آيند. اين اسناد و مدارك حاوي اطلاعات و تجربيات گرانبهايي است كه در تعالي اهداف سازماني نقش مهمي دارند و يكي از ابزارهاي مهم مديريت در تهيه برنامه‌ها و تصميم‏گيري ها محسوب مي‌شوند. بنابراين نگهداري و مديريت صحيح آنها از دغدغه‏هاي اصلي هر سازمان به شمار مي‌آيد. در اين مقاله، پس از بررسي ادبيات مديريت دانش، اهميت كدبندي و ذخيره دانش در سازمان ها تشريح شده و سپس با مطالعه سيستم هاي مديريت دانش، سيستم هاي مديريت اسناد بعنوان بخشي از سيستم مديريت دانش در سازمان كه وظيفه اكتساب، سازماندهي و اشتراك دانش در سازمان را بر عهده دارند، معرفي مي‏شود. در ادامه به تشريح روشي گام به گام جهت طراحي و پياده سازي سيستم مديريت الكترونيكي اسناد در سازمان‌ها پرداخته خواهد شد. از ويژگي‌هاي روش پيشنهادي مي‌توان به طبقه بندي اسناد بر اساس ساختارهاي درختي متفاوت مانند ساختار سازماني، نوع اسناد و ماهيت پروژه‌ها اشاره نمود. همچنين در روش پيشنهادي الگويي كارآمد جهت كد گذاري اسناد فني ارايه گرديده است. نتايج حاصل از پياده‌سازي شيوه معرفي شده در معاونت مهندسي و توسعه شركت آب و فاضلاب استان البرز حكايت از كارايي اين روش دارد

In any organization, by spending much time and money, the results of thoughts, activities, and actions are obtained in form of documents. These documents contain valuable information and experiences which have important role in elevating the organizational goals, and are considered as one of the important management tools in preparing administrative programs and decisions. Therefore, the main concern of any organization is to maintain and manage its documents properly. In this article, we describe a step by step method for designing and implementing an electronic management system of the organizationsʹ documents. The documentsʹ classification based on different tree structures, such as organizational structure, document type, and the nature of the projects, is among the characteristics of the proposed method. In order to code the technical documents, an efficient pattern is also presented. The obtained results from implementing the mentioned method in Assistant Engineering and Development of Alborz Province Water & Wastewater Company are an indication of its efficiency.