قوانين و روي ههاي نگهداري مدارك پزشكي در كشورهاي منتخب

Laws and Procedures of Retention of Medical Records in Selected Countries

مقدمه: پرونده ي سلامت اهداف متعددي را برآورده م يكند و بايد براي برآوردن اين اهداف نگهداري شود. اين اهداف گوناگون بر مدت زماني كه اطلاعات سلامت بايد نگهداري شوند، تاثير مي گذارند. از اين رو مطالعه ي حاضر با هدف شناسايي و مقايس هي قوانين و رويه هاي نگهداري مدارك سلامت در كشورهاي منتخب و ارايه ي پيشنهادهايي براي ايران، انجام گرفت. روش بررسي: اين پژوهش كاربردي و از دسته ي مطالعات توصيفي- تطبيقي بود و قوانين و روي ههاي مرتبط با نگهداري اطلاعات سلامت در كشورهاي آمريكا، انگلستان، استراليا و ايران در سال 1390 را مورد مطالعه قرار داد. منبع جمع آوري داده ها شامل منابع كتابخانه اي، شبكه هاي اطلاع رساني و مشاوره با متخصصان داخل و خارج كشور بود. ابزار جمع آوري داده ها فر مهاي اطلاعاتي بود كه روايي آن با نظر كارشناسان تاييد شد. تحليل يافته ها با استفاده از جداول مقايسه اي صورت گرفت و با توجه به شرايط كشور پيشنهادهايي براي ايران تدوين گرديد. يافته ها: در كشورهاي منتخب، جداول زمان بندي كامل و شفافي وجود دارد كه در آن ها وضعيت نگهداري مدارك بيماران بزرگ سال، كودكان، بيماران سرپايي، اورژانس، فوتي و ... به وضوح مشخص شده است. در صورتي كه در ايران يا قوانين و رويه هاي مشخصي وجود ندارد و يا داراي ابهام مي باشند. نتيجه گيري: نداشتن يك جدول زما نبندي نگهداري مدارك سلامت كامل، شفاف و به روز در ايران، مراكز درماني را با مشكلات جدي و سر در گمي مواجه نموده است، به طوري كه در بعضي مراكز باعث كمبود فضاي ناشي از انباشت مدارك قابل امحا و در بعضي مراكز نيز به امحاي پيش از موعد مدارك بيماران منجر شده است. بنابراين به منظور بهينه سازي وضعيت نگهداري اطلاعات سلامت در كشور، بازنگري، اصلاح و تكميل جداول زمان بندي نگهداري مدارك سلامت در كشور ضروري است؛ كه در اين راستا پيشنهادهايي براي نگهداري انواع مدارك پزشكي ارايه گرديد. واژه هاي كليدي: مدارك پزشكي؛ رويه ها؛ قوانين.

Background: Health records serve several purposes and must be retained to meet those purposes. These varied purposes influence how long health records must be kept, or their retention period. The present study aimed to recognize laws and procedures related to retention of health records in selected countries and provide a proposed guideline for Iran. Methods: This was an applied, descriptive-comparative research on laws and procedures related to retention of medical records in the USA, United Kingdom, Australia and Iran in 2011. The data was collected via library sources, websites, and consultation with specialists in and out of the country. The validity of the data was confirmed by experts. Finally, the recommendations were provided for medical record retention in Iran. Results: The study revealed complete and transparent record retention schedules in the selected counties. In fact, retention situations for adults, minors, emergency, outpatients and deaths records are clearly determined. However, in Iran, either no specific laws and procedures exist for medical records or they are unspecified. Conclusion: Lack of a complete, transparent and updated medical record retention schedule in Iran has led to confusion for hospitals. Some hospitals maintain medical records more than the determined retention period and some destroy them before expiring of the essential retention period. In order to optimize the situation of health records retention in Iran, it is necessary to review, correct and complete medical records retention schedule on the provided recommendations for different kinds of medical records. Keywords: Medical Records; Procedures; Legislation.