مستندسازي گسترده فرايندها در بخش دولت: ارايه‌ يك راهكار

The Massive Documentation of Processes in Government: the Presentation of Approach

بخش دولت در حال حاضر با مشكلات فراواني روبه‌رو است كه بخش عمده‌اي از آن‌ها در فرايندهاي ناهماهنگ انجام امور ريشه دارد. فرايندها به مثابه رگ‌ها، وظيفه به جريان در آوردن امور در بدنه سازمان‌هاي دولتي را بر عهده دارند. اين در حالي است كه در سيستم اجرايي دولت به‌دليل‌ گسترش قابل توجه سازمان‌ها، عدم بازنگري در نحوه انجام كارها، تنوع، و پيچيدگي سازمان‌ها، اين فرايندها به‌شدت ناكارامد شده‌اند. از اين رو، بهبود فرايندهاي دولت، مي‌تواند تاثير قابل توجهي در كارا كردن كل بدنه دولت داشته باشد و مستندسازي اين فرايندها، اولين گام در اين راستا است‌. تاكنون ابزارها و راهكارهاي موجود مستند‌سازي در مقياس‌هاي كوچك سازماني با موفقيت به‌كار برده شده‌اند؛ اما عواملي نظير پراكندگي و تنوع سازمان‌هاي دولتي، شبكه پيچيده ارتباطات بين آن‌ها، نظام‌هاي گوناگون مديريتي حاكم بر سازمان‌هاي مختلف، ساختارهاي متفاوت سازماني و محدوديت‌هاي زمان و امكانات، چالش‌هاي جديدي را در مستند كردن فرايندهاي بخش دولت پديد آورده است. از سوي ديگر، مستندسازي موثر فرايندها ‌بايد كاركردهايي همچون ارايه تصوير كلي از فرايندها، نشان دادن توالي انجام آن‌ها در بخش‌هاي مختلف سازمان، تعيين سلسله ‌مراتب آن‌ها، كمك به درك اهداف و استراتژي سازمان‌ها و نحوه عملياتي كردن آن‌ها، تعيين فرايندهاي اصلي، تسهيل ارزيابي سازماني، امكان نمايش جزييات‌ در سطوح مختلف، امكان مقايسه فرايندها، و كمك در يافتن گزينه‌هاي بهبود‌سازي را تامين‌ كند. اين ملاحظات از يك سو و از سوي ديگر، فقدان هر گونه تجربه علمي و عملي در چنين گستره‌اي، مشكلات و چالش‌ها را دو چندان مي‌سازد. اين مقاله با پرداختن به موضوعات فوق، راهكاري براي مستندسازي فرايندهاي دولت ارايه مي‌كند.

Government is facing numerous problems one of them is the lack of coordination in business processes. However, due to the size of the government, complexities and diversifications processes are hard to document, update and improve. This causes serious inefficiencies in managing the organizations which motivates process improvement and re-engineering. The first step to accomplish this goal is process mapping and documentation which are not the major issue in small processes. So far, the process documentation systems are developed successfully for small-scale applications mainly inter-departmental and enterprise. However, new approaches are required for government-level processes with complex relationship and different management systems. This approach should provide a big picture of the government macro-processes, processes hierarchies; core and support processes; alignment between organizational goals and processes; process benchmarking; and facilitate organizational assessments. This paper addresses the process mapping challenges and proposes a methodology to manage the problem of the massive business process mapping in the government.