مستندسازي گردش كار كلينيك بيماري‏ هاي پستان جهاد دانشگاهي؛ ارايه راه‏ حل‏ هاي انفورماتيك براي بهينه‏ سازي

Documentation of the Breast Disease Clinic’s Workflow and Optimization Based on Informatics Solutions

چكيده مقدمه: بهره گيري از فناوري اطلاعات در مراكز درماني امروزه به عنوان يكي از شيوه هاي كارآمد بهبود فرآيندهاي كاري مطرح است. طراحي كارآمد فناوري اطلاعات سلامت (HIT) براي خدمات بيمار- محور نيازمند ترسيم گردش كار از زاويه ديد بيمار است. هدف از اين پژوهش مستند سازي نمودار گردش كاري مركز خدمات تخصصي بيماري‏هاي پستان در سال 1392 و تجزيه و تحليل آن از جهت تاخيرها، ازدحام و امكان رويداد خطاي انساني در فرآيندهاي كاري، است. سپس با استفاده از امكانات و خدمات فناوري اطلاعات راهكارهايي جهت بهبود فرآيندها پيشنهاد خواهد شد. روش بررسي: اين مطالعه از نوع توصيفي و مشاهده اي است و داده ها با استفاده از مصاحبه سيستماتيك و مشاهده پيوسته در مقطع زماني يك هفته‏اي، جمع‏آوري شده اند. با استفاده از نتايج مصاحبه‏ها و مشاهدات نمودار گردش كاري فعلي مركز رسم شده و سپس مشكلات موجود با استفاده از منابع علمي و مشاوره با متخصصين حوزه انفورماتيك پزشكي شناسايي و راه‏حل‏هاي انفورماتيك ارايه شدند. در آخرين مرحله نمودار گردش كار بهينه مركز در صورت پياده‏سازي سيستم‏هاي پيشنهادي رسم گرديد. يافته ها: مشكلات موجود در گردش كاري كلينيك بيماري هاي پستان عبارتند از "ازدحام افراد در قسمت هاي تعيين نوبت به صورت تلفني و حضوري، مطب پزشكان و سرويس راديولوژي"، "تاخير در بازيابي پرونده بيماران"، "تاخير در ارايه گزارش هاي آزمايشگاهي و خروجي خدمات راديولوژي" و "اتلاف وقت و انرژي براي واردكردن چندباره اطلاعات". بسياري از اين مشكلات را مي‏توان با استفاده از راه حل هاي پيشنهاي مبتني بر فناوري اطلاعات در اين مقاله از قبيل سيستم نوبت دهي آنلاين، پرونده الكترونيك، سيستم ديجيتال انتقال تصاوير پزشكي، ارايه گزارش آزمايشگاهي به صورت اينترنتي و ... كاهش داد. نتيجه گيري: مقايسه نمودار گردش كار فعلي مركز با نمودار بهينه پيشنهادي نشان مي‏دهد كه در فرايندهاي كاري با پياده‏سازي سيستم‏هاي اطلاعاتي تسهيل و تسريع مي‏گردند. با حذف و يا كوتاه‏تر شدن فرايندهايي نظير تشكيل و بازيابي پرونده، دريافت نوبت و ارايه گزارشات علاوه بر بالا رفتن دقت در خدمات ارايه شده، صرفه‏جويي بسياري در زمان و هزينه هم براي مركز و هم بيمار ايجاد مي‎شود.

Abstract Introduction: Using the information technology in medical centers, today as one of the efficient ways to improve the work processes. Effective design of health information technology (HIT) for patient-oriented service requires consideration of workflow from patient’s perspective, termed ‘patient-oriented workflow’. The purpose of this paper, is documentation of workflow diagram for a Breast Disease Clinic affiliated to Breast Cancer research Center in 2013, and analyzing it in term delays, rush points and human errors in work processes. Then using the facilities and services will be offered ways to improve processes. Methods: This research is a descriptive and observational research. Data collected by using previous researches, systematic interview and continuous observation. Using the results of interviews and observations we plotted flowchart of the center was plotted and then the current workflow problems using the scientific with experts in the field of medical informatics identified and solutions were presented. In the last phase the center’s optimal flowchart was drawn. Results: Problems in breast disease clinic workflow consist of: People rush at presence or by phone scheduling, clinic and radiology services waiting room, Delay in retrieving patient’s records, Delay in presenting lab and radiology services reports and Data entry redundancy and waste of time and energy raised from. To solve above-mentioned problems, we have suggested some health information technology systems, such as Online scheduling services, Electronic Medical Records (EMR) system, Picture Archiving and Communication System (PACS), Online Lab Reporting system, etc. Conclusion: Comparing current flowchart of the center and suggested optimal Chart shows that work processes, by implementation information systems, are facilitated and accelerated. By omitting or shortening processes such as formation and retrieval of records, getting time and report in addition to the accuracy of the services provided, save a lot of time and money for the center as well as the patient.