مطالعه وضعيت كدگذاري اسناد موجود در معاونت اسناد ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران(آرشيو ملي ايران) و ارائة راهكارهايي در جهت بهبود وضعيت كنوني

Coding status of Records (text-paper document) in the National Archives of Iran and ways to improve the current situation

هدف: در پژوهش حاضر، هدف، مشخص كردن وضعیت كدگذاری اسناد موجود در آرشیو ملی ایران و پیشنهاد روش مناسب برای كدگذاری اسناد موجود در آرشیو ملی ایران است. روش/ رویكرد پژوهش: پژوهش حاضر از نوع روش‌شناسی تركیبی است كه در آن، از هر دو روش كمّی و كیفی به‌طور همزمان بهره گرفته شده‌است. در بخش كمّی، برای گردآوری داده‌ها از پرسشنامه محقق‌ساخته و در بخش كیفی از فن مصاحبه ساختاریافته استفاده شده‌است. تعداد 17نفر از متخصصان آرشیو در آرشیو ملی ایران با توجه به میزان تجربه، سوابق كاری، و میزان آشنایی ایشان با حوزه تنظیم و توصیف و كدگذاری اسناد آرشیو به­ عنوان جامعه پژوهش انتخاب شدند. از این میان، تعداد 15 نفر به پرسشنامه پاسخ دادند و همزمان با آن، پرسش‌های مصاحبه به­ صورت ساختاریافته در اختیار افراد جامعه قرار گرفت كه از بین ایشان 8 نفر به پرسش‌های مصاحبه پاسخ دادند. یافته‌های پژوهش: یافته‌های بخش كمّی پژوهش نشان داد كه كمتر از نیمی از كارشناسان، به ­میزان خیلی‌زیاد معتقدند كه باید نظام كدگذاری كارآمدتری جایگزین نظام كدگذاری فعلی در آرشیو ملی ایران شود و بیشتر از نیمی از پاسخ‌دهندگان، به ­میزان زیادی معتقدند كه نظام كدگذاری فعلی اسناد آرشیو ملی ایران، شیوه و الگوی مناسبی برای كدگذاری اسناد آرشیو ملی ایران است. یافته‌های بخش كیفی پژوهش نشان داد شماره­ های متنوعی برای بازیابی اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرند و نظام كدگذاری كنونی دارای مشكلات زیادی است. بیشتر مصاحبه‌شوندگان معتقدند كه بین عناصر شماره بازیابی، هماهنگی لازم وجود دارد و بهتر است كه كدگذاری  در سطح تك‌تك اقلام صورت گیرد.   نتیجه‌گیری: با توجه به تنوع یافته‌های پژوهش، در پایان پیشنهاد شد كه كدگذاری اسناد نوشتاری(متنی-كاغذی) موجود در آرشیو ملی ایران به­ترتیب شامل عناصر رمزكشور، شمارة انتقال، شمارة منشأ، شمارة مخزن، شمارة ردیف، و شمارة فقره باشد.

Purpose: Examining coding practice of records in the National Archives of Iran and making recommendations for improvement. Methodology/Approach: This research combines quantitative and qualitative techniques for data collection. A questionnaire was designed and distributed and structured interviews were carried out to collect data about arrangement and description, and the coding system used for records. The questionnaire was completed and returned by 15 out of 17 professional archivists working in the National Archives. Semi structured interviews were also carried out with 8 of them. Findings: Data collected through the questionnaire revealed that the majority of respondents believed that the coding and retrieval system, and dissemination of archival records, is necessary. However, less than half of them believe that the current practice is efficient and satisfactory. Respondents are of the opinion that the current system of coding uses too many codes for retrieval. Therefore, it is too complicated and causes many problems. The majority of participants in the study suggest that coding to be at item level of arrangement. Conclusion: We recommend that coding of text records starts by country code, followed by transfer code, origin number, repository number, series, and ends with item code.