شناسايي متغيرهاي لازم براي طراحي يك سيستم نوبت‌دهي براي بيماران سرپايي: مرور نظام مند ادبيات پژوهش

Identifying key variables for designing a scheduling system for outpatient appointments: A systematic review

مقدمه: درمانگاه‌ها براي كاهش هزينه‌هاي خود و افزايش رضايتمندي بيماران مي‌توانند بر روي كاهش زمان انتظار مراجعان از طريق بهبود سيستم نوبت‌دهي تمركز كنند. مواد و روش كار: مطالعه حاضر يك مطالعه مروري نظام‌مند بود كه با هدف تعيين شاخص‌ها و عوامل تاثيرگذار بر كارايي سيستم‌هاي نوبت‌دهي، با بهره‌گيري از بانك‌هاي اطلاعاتي SID، google scholar، Pubmed، و Magiran و با استفاده از كليدواژه‌هاي فارسي درمان سرپايي، زمان انتظار بيماران، زمانبندي، تعيين وقت، نوبت‌دهي و كليدواژه‌هاي انگليسي outpatient, appointment, scheduling انجام گرفت. در اين جستجو از مجموع ??? مقاله و مستند علمي به دست آمده، ?? مقاله كامل پس از شناسايي عنوان‌هاي مرتبط و بررسي چكيده مقالات جهت بررسي نهايي انتخاب گرديد. يافته ها: اطلاعات به دست آمده از مطالعات نشان داد كه چهار روش عمده براي طراحي و بهبود سيستم هاي نوبت‌دهي وجود دارند كه عبارتند از: روش‌هاي بهينه‌سازي رياضي (الگوهاي قطعي و احتمالي)، روش‌هاي هيوريستيك (ابتكاري)، نظريه صف، روش شبيه سازي. هر يك از اين روشها با توجه به اهداف مطالعه و ويژگي سيستم مورد نظر كاربرد ويژه اي دارند. با اين حال اكثر متغيرهاي مورد بررسي صرفنظر از نوع روش مطالعه يكسان هستند. متغيرهاي زيادي براي طراحي سيستم نوبت‌دهي از مستندات استخراج شد كه در سه گروه عمده قابل دسته‌بندي هستند: متغيرهاي مربوط به ويژگي‌هاي سيستم ارايه خدمت، مربوط به ويژگي‌هاي گيرندگان خدمات و مربوط به رويكردها و سياستهاي مركز. بحث و نتيجه گيري: اطلاعات به دست آمده از متون مختلف نشان داد كه استفاده از سيستم‌هاي نوبت‌دهي نقش مهمي در بهبود كيفيت ارايه خدمات دارد. به نظر مي‌رسد افزايش تعداد و تنوع خدمات ارايه شده در مراكز طراحي سيستم تعيين وقت را پيچيده‌تر مي‌كند. شرط اوليه طراحي يك سيستم تعيين وقت موثر دستيابي به اطلاعات مناسب و دقيق است. در مواردي كه تعداد ارايه‌دهندگان و خدمات معدود باشد، مي‌توان اين اطلاعات را با مشاهده سيستم يا بررسي نظرات گيرندگان و ارايه‌دهندگان به دست آورد ولي در سيستم‌هاي پيچيده مانند بيمارستانها كه خدمات مختلف تشخيصي و درماني در سطوح مختلف تخصصي توسط ارايه دهندگان متعدد ارايه مي‌شود، دستيابي به اين اطلاعات نيازمند يك مطالعه جداگانه است. كليدواژه: خدمات سرپايي، سيستم تعيين وقت، زمانبندي بيماران

Objective (s): The aim of this study was to assess dimensions and application of outpatient appointment systems. Methods: A systematic review was performed to indicate main factors affecting the performance of outpatient scheduling systems. Relevant articles were extracted from several databases including SID, Google scholar, PubMed, and Magiran using “outpatient”, “appointment”, and “scheduling” as keywords. Results: In all 767 citations were identified. Of these 34 papers were found relevant and included in this review. The review showed that there were four main methods to design and improve the outpatient scheduling systems: Mathematical optimization methods (deterministic and stochastic), Heuristics, Queueing theory, and Simulation method. In addition we found that three groups of factors impacted the performance of outpatient scheduling system. These were factors related to the characteristics of service providing system, factors related to patients, and factors related to clinic approach and policy. Conclusion: Outpatient scheduling systems are important in quality improvement of health care services. It seems that the complexity of designing a scheduling systems increases as quantity and diversity of services increases. Access to right and efficient data is necessary to design an outpatient scheduling system.