آيا مديريت حافظه سازماني در سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران امري ضروري است؟

Is It Necessary to Create Organizational Memory in National Library and Archives of Iran

هدف: بررسی اینكه سازمان اسناد و كتابخانه ملی به‌عنوان نهادی فرهنگی تا چه حد به ملزومات دانش سازمانی توجه دارد و از نظر كاركنان تا چه حد استقرار حافظه سازمانی به‌منزله پایگاهی برای ذخیره، مستندسازی، و به‌كارگیری دانش ضرورت دارد. روش‌شناسی: این پیمایش با استفاده از پرسشنامه پژوهشگرساخته داده‌های مورد نیاز در زمینه‌های كسب دانش، اشتراك دانش، كاربرد دانش، و ذخیره دانش را جمع‌آوری كرد. جامعه آماری شامل 253 نفر از كاركنان با تحصیلات حداقل كارشناسی ارشد بودند كه به‌صورت كل‌شمار نظرسنجی به‌عمل آمد، نهایتا 248 پرسشنامه مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت. روایی ابزار، صوری و محتوایی بوده و برای سنجش اعتبار ابزار نیز از آلفای كرونباخ استفاده شد كه با توجه به ضریب 702/0 وضعیت گویه‌ها مناسب ارزیابی شد. برای تجزیه و تحلیل یافته‌ها از آزمون‌ كای اسكوئر بهره گرفته شد. یافته‌ها: 2/26% كاركنان (بالاترین سهم) اذعان داشته‌اند كه اطلاعات مورد نیاز خود را از مسئول واحد و به‌صورت شفاهی كسب می‌كنند اما مایلند اطلاعات مورد نیاز را مستندشده و به‌صورت الكترونیكی دریافت كنند. تقریبا 100% كاركنان به‌اشتراك‌گذاری دانش و تجربیات را بیش از حد متوسط در روند بهتر كارها مؤثر دانسته‌اند و تمایل آنها به اشتراك دانش در حد بالا ارزیابی شده است. راهبردهای مدیریتی در این سازمان كمتر از حد متوسط كاربرد دانش و تجربیات پیشین را مورد حمایت قرار می‌دهد. بالاترین دلیل این امر، بی‌توجهی به جایگاه افراد باتجربه و دانش پیشین ذكر شده است. از نظر كاركنان، پیش‌نیازهای ذخیره و مستندسازی دانش و تجربیات در این سازمان بیش از حد متوسط مهیّاست. نتیجه‌گیری: با توجه به شرایط موجود، ایجاد نظام مدیریت حافظه سازمانی در سازمان اسناد و كتابخانه ملی ضروری است.

Purpose: To explore the extent to which National Library and Archives of Iran (NLAI) as a cultural centre pay attention to organizational knowledge and staff take the creation of organizational memory as a database to store, authorize and utilize knowledge important. Methodology: Using a self-designed questionnaire, data on attain, share, apply and store knowledge was gathered. The population consisted of 253 staffs with graduate degrees, all of which were surveyed and 248 filled questionnaires were analysed. Face and content validity were confirmed and Cronbach Alpha calculated as 0.702. Chi-square test was used. Results: 26.2% of staff affirmed that they acquire the required information verbally from the unit executer, however tend to have it documented and electronically. Almost everyone evaluated the effectiveness of knowledge and experience sharing in work processes above the average and their tendency toward sharing knowledge was high. Managerial strategies support the application of knowledge and experiences lower than average. The main reason is the negligence of skilled staff and organizational knowledge. In staff views, the requirements for knowledge and experience storage and authorization in NLAI is more than average ready. Conclusion: It is necessary to create an organized system for storing organizational memory in NLAI.