مرکز منطقه ای اطلاع رساني علوم و فناوري - تدوين الگوي پيشنهادي خطِّ مشي مدون براي رقمي سازي اسناد در آرشيو ملي ايران

چكيده فارسي :

هدف: آرشيو ملي ايران براي حفاظت از اسناد خود و سهولت دسترسي به آن ها، از سال 1383 شروع به رقمي سازي اسناد خود كرده است و همچنان ادامه دارد. براي بهبود رقمي كردن اسناد، داشتن خطِ مشي مدون لازم است. هدف از پژوهش حاضر تدوين الگوي پيشنهادي خطِ مشي مدون براي رقمي سازي اسناد در آرشيو ملي ايران است. روش / رويكرد پژوهش: پژوهش به لحاظ هدف از نوع كاربردي و اَزنظر رويكرد، از نوع تحقيقات آميخته اكتشافي و پيمايشي است. ابزار پژوهش در مرحله اول مصاحبه با متخصصان آرشيو ملي، سپس استخراج معيارهاي خطِ مشي رقمي سازي اسناد موجود در سطح بين المللي و ساخت پرسش نامه و به اجماع رسيدن روي آن با استفاده از تكنيك دلفي بوده است. درنهايت، نتايج حاصل از مصاحبه، با معيارهاي به دست آمده از خطِ مشي رقمي سازي اسناد در آرشيو ملي كشورهاي ديگر مقايسه و سپس تحليل شد. يافته ها و نتايج پژوهش: يافته هاي پژوهش نشان داد كه 18 مولفه اصلي از بين راهنماها و خطِ مشي هاي رقمي سازي اسناد در مراكز آرشيوي، در تدوين خطِ مشي رقمي سازي ضروري شناخته شدند. تعدادي از اين مولفه ها عبارت اند از: مديريت پروژه؛ انتخاب منابع براي رقمي سازي؛ آمادگي براي رقمي سازي اسناد آرشيوي؛ محل رقمي سازي اسناد؛ تجهيزات و الزامات فني براي رقمي سازي اسناد؛ سازمان دهي اسناد رقمي شده؛ نام گذاري اسناد رقمي شده ؛ توصيف اسناد رقمي شده ؛ ذخيره سازي اسناد رقمي شده ؛ مديريت اصل سند فيزيكي بعد از رقمي شدن و... . آرشيو ملي ايران تنها 7 مولفه اصلي را به صورت مكتوب و مصوب دارد كه عبارت اند از: انتخاب اسناد براي رقمي سازي؛ تجهيزات و الزامات فني؛ سازمان دهي اسناد رقمي شده؛ نام گذاري اسناد رقمي شده؛ توصيف اسناد رقمي شده؛ توجه به مسائل حقوقي و قانوني؛ و سياست دسترسي به اسناد رقمي شده. نتيجه گيري: نتايج تجزيه وتحليل هاي آماري، اختلاف معنا داري بين مولفه هاي موجود در تدوين خطِ مشي رقمي سازي اسناد نشان نمي دهد، بنابراين ضروري است كه تمام مولفه هاي اصلي و زيرمولفه هاي به دست آمده از متون و راهنماها و خطِ مشي ها و نظرات كارشناسان و متخصصان، در تدوين خطِ مشي لحاظ شوند.

چكيده لاتين :

Purpose: This paper proposes a framework for developing a policy for digitization of archival materials at the National Archives of Iran (NAI). Method and Research Design: The first phase included a number of interviews carried out with professional archivists at NAI. Then digitization policies of a number of countries were examined. Finally Delphi technique was used to reach to consensus. Findings: Findings indicated that 18 criteria are essential for a policy of digitization. At this time the NAI meets only 7, including selection of records, technical equipment and requirements, digital document organization policy, labeling, description, legal issues, and access policy.